Voor wie een horecazaak start of uitbaat, is het geregistreerd kassasysteem (GKS, ook “witte kassa”) een onderwerp om niet licht op te nemen. De boetes liggen hoog, en de fiscus kan ook achteraf nog controles op uw omzet uitvoeren. Eén verkeerde inschatting bij de opstart kan een zaak jarenlang achtervolgen. Wat u moet weten.

Pour qui démarre ou exploite un établissement horeca, le système de caisse enregistrée (SCE, aussi « caisse blanche ») est un sujet à ne pas prendre à la légère. Les amendes sont élevées, et le fisc peut aussi effectuer des contrôles a posteriori sur votre chiffre d'affaires. Une mauvaise estimation au démarrage peut poursuivre une entreprise pendant des années. Ce que vous devez savoir.

For anyone starting or running a hospitality business, the registered cash register (GKS, also “white cash register”) is a topic not to take lightly. The fines are high, and the tax authorities can also run checks on your turnover afterwards. One wrong estimate at start-up can haunt a business for years. What you need to know.

Bir horeca işletmesi açan veya işleten herkes için kayıtlı kasa sistemi (GKS, “beyaz kasa”) hafife alınmaması gereken bir konudur. Cezalar yüksek ve vergi idaresi sonradan da cironuz üzerinde denetim yapabilir. Başlangıçtaki yanlış bir tahmin bir işletmeyi yıllarca takip edebilir. Bilmeniz gerekenler.

Wanneer is een GKS verplicht?

Quand un SCE est-il obligatoire ?

When is a GKS mandatory?

GKS ne zaman zorunludur?

Een GKS is verplicht voor elke horecazaak of traiteur waarvan de jaaromzet uit ter plaatse verbruikte maaltijden hoger ligt dan € 25.000 (exclusief btw en exclusief dranken). Het kassasysteem registreert elke verrichting op een beveiligde, onveranderlijke manier en reikt een btw-kasticket uit. Wie onder die drempel blijft, is niet verplicht een GKS te gebruiken — maar daar zit net de valkuil.

Un SCE est obligatoire pour tout établissement horeca ou traiteur dont le chiffre d'affaires annuel issu des repas consommés sur place dépasse 25 000 € (hors TVA et hors boissons). Le système de caisse enregistre chaque opération de manière sécurisée et inaltérable et délivre un ticket de caisse TVA. Qui reste sous ce seuil n'est pas tenu d'utiliser un SCE — mais c'est précisément là que se situe le piège.

A GKS is mandatory for every hospitality business or caterer whose annual turnover from meals consumed on the premises exceeds € 25,000 (excluding VAT and excluding drinks). The system records every transaction in a secure, unalterable way and issues a VAT cash ticket. Those who stay below that threshold are not required to use a GKS — but that is exactly where the pitfall lies.

GKS, yerinde tüketilen yemeklerden elde edilen yıllık cirosu 25.000 €’yu (KDV ve içecekler hariç) aşan her horeca işletmesi veya catering’ci için zorunludur. Sistem her işlemi güvenli ve değiştirilemez şekilde kaydeder ve bir KDV kasa fişi verir. Bu eşiğin altında kalanlar GKS kullanmak zorunda değildir — ama tuzak tam da buradadır.

De boetes liegen er niet om

Les amendes ne plaisantent pas

The fines are no joke

Cezalar şaka değil

Wie verplicht is maar geen GKS gebruikt, riskeert fikse boetes — oplopend bij herhaling:

Qui y est obligé mais n'utilise pas de SCE risque de fortes amendes — croissantes en cas de récidive :

Those who are required to but do not use a GKS risk substantial fines — rising on repetition:

Zorunlu olduğu halde GKS kullanmayanlar ağır cezalarla karşılaşır — tekrarda artan:

• Geen GKS terwijl het verplicht is: € 1.500 voor de eerste overtreding, € 3.000 voor de tweede, en € 5.000 voor elke volgende. U krijgt doorgaans drie maanden om alsnog te activeren, anders telt het als een nieuwe overtreding.
• Geen ticket of btw-bonnetje uitreiken: € 50 voor de eerste, € 125 voor de tweede en € 250 voor elke volgende vaststelling — met maxima die kunnen oplopen tot € 5.000 per vaststelling.
• Niet-conform of niet-gecertificeerd systeem: u moet het betrokken onderdeel tijdig vervangen, anders volgt eveneens een boete. Bovendien riskeert u het verlies van bepaalde RSZ-doelgroepkortingen.

• Pas de SCE alors qu'il est obligatoire : 1 500 € pour la première infraction, 3 000 € pour la deuxième, et 5 000 € pour chaque suivante. Vous disposez généralement de trois mois pour l'activer malgré tout, faute de quoi cela compte comme une nouvelle infraction.
• Ne pas délivrer de ticket ou de ticket TVA : 50 € pour le premier constat, 125 € pour le deuxième et 250 € pour chaque suivant — avec des maxima pouvant atteindre 5 000 € par constat.
• Système non conforme ou non certifié : vous devez remplacer à temps l'élément concerné, sinon une amende suit également. De plus, vous risquez de perdre certaines réductions ONSS pour groupes cibles.

• No GKS while required: € 1,500 for the first offence, € 3,000 for the second, and € 5,000 for each subsequent one. You usually get three months to activate one, otherwise it counts as a new offence.
• Not issuing a ticket or VAT receipt: € 50 for the first, € 125 for the second and € 250 for each subsequent finding — with maximums that can rise to € 5,000 per finding.
• Non-compliant or uncertified system: you must replace the relevant component in time, otherwise a fine follows too. You also risk losing certain social-security target-group reductions.

• Zorunluyken GKS yok: ilk ihlalde 1.500 €, ikincide 3.000 € ve sonraki her birinde 5.000 €. Genellikle etkinleştirmek için üç ay süreniz olur, aksi halde yeni bir ihlal sayılır.
• Fiş veya KDV bonusu vermemek: ilk tespitte 50 €, ikincide 125 € ve sonraki her tespitte 250 € — tespit başına 5.000 €’ya kadar çıkabilen üst sınırlarla.
• Uyumsuz veya sertifikasız sistem: ilgili parçayı zamanında değiştirmelisiniz, aksi halde yine ceza gelir. Ayrıca bazı sosyal güvenlik hedef grup indirimlerini kaybetme riski taşırsınız.

Geen GKS hebben bij een zaak waar té veel ter plaatse wordt gegeten (meer dan € 25.000 ex btw per jaar) kan dus heel veel schade toebrengen aan uw restaurant of horecazaak — niet alleen door de boete zelf, maar ook door de naheffingen die uit zo’n controle volgen.

Ne pas avoir de SCE dans un établissement où l'on consomme trop sur place (plus de 25 000 € hors TVA par an) peut donc causer beaucoup de dommages à votre restaurant ou établissement horeca — non seulement par l'amende elle-même, mais aussi par les redressements qui découlent d'un tel contrôle.

Not having a GKS in a business where too many meals are eaten on-premises (more than € 25,000 excl. VAT per year) can therefore do a lot of damage to your restaurant — not only through the fine itself, but also through the additional assessments that follow from such an audit.

Yerinde çok fazla yemek yenen (yılda 25.000 €’dan fazla, KDV hariç) bir işletmede GKS bulundurmamak, restoranınıza çok zarar verebilir — yalnızca cezanın kendisiyle değil, böyle bir denetimden doğacak ek tarhiyatlarla da.

Geen GKS? Dan toch btw-bonnetjes — verplicht

Pas de SCE ? Alors des tickets TVA — obligatoires malgré tout

No GKS? Then still VAT receipts — mandatory

GKS yok mu? Yine de KDV bonusu — zorunlu

Blijft u onder de drempel en gebruikt u dus géén GKS, dan bent u niet vrij van verplichtingen. U moet dan voor elke maaltijd een btw-bonnetje uitschrijven — zowel voor de maaltijden aan 12% als voor wat aan 21% wordt verkocht. Geen btw-bonnetje uitreiken betekent óók boetes voor de horecazaak (dezelfde schaal van € 50 tot € 5.000). De “witte kassa” vermijden door onder de drempel te blijven, ontslaat u dus niet van de ticketplicht.

Si vous restez sous le seuil et n'utilisez donc pas de SCE, vous n'êtes pas pour autant dispensé d'obligations. Vous devez alors établir un ticket TVA pour chaque repas — tant pour les repas à 12 % que pour ce qui est vendu à 21 %. Ne pas délivrer de ticket TVA entraîne lui aussi des amendes pour l'établissement horeca (la même échelle de 50 € à 5 000 €). Éviter la « caisse blanche » en restant sous le seuil ne vous dispense donc pas de l'obligation de ticket.

If you stay below the threshold and therefore do not use a GKS, you are not free of obligations. You must then issue a VAT receipt for every meal — both for meals at 12% and for what is sold at 21%. Not issuing a VAT receipt also means fines for the business (the same € 50 to € 5,000 scale). Avoiding the “white cash register” by staying below the threshold therefore does not exempt you from the receipt obligation.

Eşiğin altında kalır ve dolayısıyla GKS kullanmazsanız, yükümlülüklerden muaf değilsiniz. O zaman her yemek için bir KDV bonusu kesmeniz gerekir — hem %12 hem de %21 ile satılanlar için. KDV bonusu vermemek de işletme için ceza demektir (aynı 50–5.000 € ölçeği). Eşiğin altında kalarak “beyaz kasa”’dan kaçınmak sizi fiş yükümlülüğünden kurtarmaz.

Dagontvangstenboek & kasboek: dagelijks invullen

Journal des recettes & livre de caisse : à compléter quotidiennement

Daily receipts book & cash book: complete daily

Günlük hasılat defteri & kasa defteri: günlük doldurun

Of u nu met of zonder GKS werkt: het dagontvangstenboek en het kasboek moeten dagelijks worden ingevuld. Dit is geen administratieve bijzaak — het is net uw beste bescherming. Een correct, dagelijks bijgehouden dagontvangstenboek maakt uw omzet aantoonbaar en consistent, en beschermt uw zaak tegen onverwachte naheffingen en boetes wanneer de fiscus achteraf een omzetcontrole uitvoert. Wie dit laat versloffen, staat zwak op het moment dat het er net op aankomt.

Que vous travailliez avec ou sans SCE : le journal des recettes et le livre de caisse doivent être complétés quotidiennement. Ce n'est pas un détail administratif — c'est précisément votre meilleure protection. Un journal des recettes correctement tenu au jour le jour rend votre chiffre d'affaires démontrable et cohérent, et protège votre établissement contre des redressements et amendes inattendus lorsque le fisc effectue a posteriori un contrôle du chiffre d'affaires. Qui néglige cela se retrouve en position de faiblesse au moment où cela compte le plus.

Whether you work with or without a GKS: the daily receipts book and the cash book must be completed daily. This is not an administrative side issue — it is precisely your best protection. A correct, daily-kept receipts book makes your turnover demonstrable and consistent, and protects your business against unexpected additional assessments and fines when the tax authorities carry out a turnover audit afterwards. Those who let this slide are in a weak position exactly when it matters.

İster GKS ile ister GKS’siz çalışın: günlük hasılat defteri ve kasa defteri her gün doldurulmalıdır. Bu idari bir ayrıntı değil — tam da en iyi korumanızdır. Doğru, günlük tutulan bir hasılat defteri cironuzu kanıtlanabilir ve tutarlı kılar; vergi idaresi sonradan ciro denetimi yaptığında işletmenizi beklenmedik ek tarhiyat ve cezalardan korur. Bunu ihmal eden, tam da önemli olduğu anda zayıf kalır.